MODELO MEDICIÓN DE CARGAS DE TRABAJO

INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN DE CARGAS DE TRABAJO

INTRODUCCIÓN

La Medición de Cargas de Trabajo tiene como objetivo general establecer las necesidades de personal de cada dependencia, identificando posibles déficits o excedentes de empleados.

Esta medición del trabajo obviamente se generaliza para todo tipo de labor, independiente de su carácter, ya sea de producción en la industria o en organismos de servicio como lo constituyen la gran mayoría de los entes del Estado.

Como objetivos específicos podemos identificar:

•             Medir los tiempos de trabajo en la gestión pública.

•             Determinar tiempos estándar para medir todas las tareas o trabajos de una dependencia.

•             Establecer la dimensión óptima de una dependencia en función de su carga de trabajo.

METODOLOGÍA PARA DETERMINAR LAS CARGAS DE TRABAJO EN UNA DEPENDENCIA

La Medición de Cargas de Trabajo es una parte esencial dentro de la disciplina del Estudio del Trabajo, pero previamente a la medición, se precisa:

Identificar los productos, procesos, actividades y tareas que requiere la institución en cada Dependencia. Hacer el análisis de la organización o estructura de la entidad u organismo acorde con la normatividad vigente.

El Coordinador General Técnico, los Directores Técnicos de Área y sus equipos de trabajo deberán elaborar la planilla de registro de información por dependencia según el Formulario Medición de Cargas de Trabajo por Dependencia, el cual nos permitirá consolidar la información para poder obtener la Cantidad de Personal Requerido 

FORMULARIO MEDICIÓN DE CARGAS DE TRABAJO POR DEPARTAMENTO

Dirección: Constituye una unidad funcional especializada de empleos para el cumplimiento de objetivos institucionales.

Registre en el encabezamiento del formulario el nombre del Departamento en el cual se va a realizar la medición de las cargas de trabajo.

Ejemplo: Dirección Financiera

Fecha:  Escriba la fecha en la cual se terminó de realizar la medición.

Pasos:

1.            Secciones

Conjunto de unidades que conforman una Dirección, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad.

•             Determine las secciones que conforman la Dirección y anótelas en la columna 1 del formulario.

Ejemplo:

Secciones:          Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, etc.

2.            Actividades

Son las diversas actuaciones o acciones específicas que se realizan para el desarrollo de un proceso.

Las actividades indican en forma secuencial cómo se desarrolla un proceso para el logro de sus objetivos.

Podrá apoyarse en las actividades descritas en el Manual de Puestos Institucional, evaluaciones de desempeño, etc. Cabe señalar que dichos instrumentos son un referente, pudiendo añadir otras actividades en relación a la realidad de su Dirección.

Cada actividad tiene una o varias tareas mediante las cuales ésta se desarrolla.

•             Copie las actividades descritas en el Portafolio de Productos y regístrelas en la columna 2 del formulario.

Ejemplo: Para la sección “Contabilidad”, las actividades son:

- Preparación de planillas IESS.

- Elaboración de conciliaciones bancarias, etc

3.            Tarea.

Son trabajos concretos que realizan uno o varios empleados. Deben ser observables, repetitivas y medibles.

•             Determine para cada actividad las tareas necesarias para su logro y escríbalas en la columna 3 del formulario.

Ejemplo: Para la actividad “Preparación de Planillas IESS”, las tareas son:

- Consolidación de rol de pagos mensual

- Elaboración de la orden de gasto

- Elaboración de la planilla en el sistema

4.            Puesto Ejecutor

Puesto: Conjunto de funciones que una persona natural debe desarrollar y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de la misión institucional.

La denominación del puesto se encuentra descrita en el Manual de Clasificación y Valoración de Puestos del ICO.

Nota: Cada tarea a ser realizada, contará con la denominación del puesto que la ejecuta.

•             Coloque en la columna 4 del formulario, el Puesto que se requiere para cumplir con la tarea.

Ejemplo: Para la tarea “Elaboración de la planilla en el sistema”, el puesto que debe realizarla es:

Asistente de Contabilidad

5.            Frecuencia Mensual

Esta información está directamente relacionada con la Tarea, para lo cual se determinará su frecuencia o las veces que se realiza mensualmente.

•             Registre en la columna 5 del formulario el número de veces que en promedio se repite la tarea en el mes.

Ejemplo: La tarea “Elaboración de la orden de gasto” se repite o se hace un promedio de 1 vez en el mes.

6.            Tiempo empleado para cada tarea (minutos)

•             Mida el tiempo de trabajo en minutos requeridos para la ejecución de cada tarea descrita en la columna 3, y escríbalo en la columna 6 del formulario.

Aclaración: El tiempo que se mide, es el tiempo realmente invertido en la ejecución de las tareas, y no el tiempo de duración del mismo.

Ejemplo: Un proceso de licitación desde su inicio hasta su terminación puede durar 6 meses, pero los tiempos que se miden son los reales que el empleado invierte en la ejecución de las diferentes tareas de la licitación, y no se incluyen los tiempos de espera, como el transcurrido entre la publicación de la licitación y las respuestas de los proponentes, porque durante este tiempo los empleados están realizando otras labores de su dependencia.

El tiempo estándar es el tiempo que debe obtener un empleado experimentado al efectuar a ritmo normal un trabajo específico en condiciones bien determinadas y según métodos definidos.

Al tiempo medido de las tareas, se le agrega un tiempo suplementario por fatiga, ruido o temperatura, dependiendo de las condiciones físicas o ambientales del puesto de trabajo. Para empleos administrativos o de oficina este porcentaje de tiempo suplementario se estima en un 7%.

Las condiciones para la aplicación de éstas técnicas son dos:

-Las tareas objeto de estudio deben estar perfectamente identificadas.

-Las tareas han de ser observables y medibles.

Método de los Estándares Subjetivos.

Más que una técnica, es un procedimiento, y puede ser útil para medir trabajos de tipo administrativo y de carácter intelectual donde es difícil la aplicación de otras técnicas.

Consiste en determinar el tiempo de una tarea con base en estimaciones de tiempos realizados por personas que tienen un buen conocimiento de ellas.

Se le pide a las personas experimentadas en la realización de las tareas, que den un tiempo mínimo, un tiempo promedio y un tiempo máximo para realizar la tarea dentro de un caso normal, no teniendo en cuenta los tiempos de las situaciones extremas que se den ocasionalmente.

El tiempo resultante para realizar la tarea se calcula con la fórmula:

T = (Tm + 4 Tp+ TM) / 6.

Donde:

T = Tiempo resultante. Tm = Tiempo mínimo asignado a la tarea. Tp = Tiempo promedio asignado a la tarea.TM = Tiempo máximo asignado a la tarea.

En esta fórmula se le da más ponderación al tiempo promedio (4 veces) para que el tiempo resultante tienda hacia éste, y se divide toda la suma para 6, porque es el promedio de seis tiempos.

Este método tiene la ventaja de su facilidad, rapidez y bajo costo, y como inconvenientes un grado de precisión relativo pero aceptable.

Ejemplo: La segunda tarea: “Elaboración de la orden de gasto”, se midió por el Método de los Estándares Subjetivos.

Al solicitarse información de los tiempos de ejecución de esta tarea a los empleados que más conocían de ella, se obtuvo la siguiente información:

Tiempo mínimo:              30 minutos

Tiempo promedio:         70 minutos

Tiempo máximo:             120 minutos

Aplicando la fórmula :

T =         {T.mínimo + (4x T.promedio) + T.máx. } / 6

T =         {30 m.+ (4x70 m.) + 120 m. } /6 = 71.67 m. más el 7% de tiempo suplementario : 5.01 m. Da: 71.67 m. + 5.01 m. = redondeando 77 m.

Entonces:

T =         77 m. es el tiempo estándar para la tarea “Elaboración de la orden de gasto“, que se anota en la columna 6

Para facilitar el cálculo, se generó una Tabla de ayuda “Cálculo para columna 6”, ubicada en el extremo superior derecho del formulario en el que se ingresará los tiempos mínimos, promedios y máximos para cada tarea y automáticamente se obtendrá el valor en minutos a ser colocados en la columna 6.

7.            Tiempo total en minutos / hombre en el mes para cada tarea distribuido por puestos ejecutores

Recordemos que las tareas que se realiza en el departamento, son ejecutadas por determinadas  personas, quienes son responsables de éstas en base al puesto que ostentan, habrá actividades como tareas que tienen sus responsables y otras que no las tengan.

Nota: En la columna 7, ingrese las subcolumnas del puesto que requiera de acuerdo con la columna 4.

Ejemplo: En la columna 4, vemos que las tareas son realizadas por los siguientes puestos, mismos que constan en el portafolio de productos:

•             Analista de Contabilidad 1

•             Analista de Contabilidad 2

•             Asistente de Contabilidad

•             Analista de Presupuesto 1

Por lo tanto en la columna 7 se colocan 4 subcolumnas para los cuatro puestos que según el portafolio de productos se encuentran laborando.

•             Multiplique la cantidad de veces que se repite la tarea en el mes (columna 5) por el tiempo empleado para cada tarea (columna 6) y el resultado colóquelo en la casilla correspondiente al respectivo puesto en la subcolumna de la columna 7.

Ejemplo: La tarea “Elaboración de la orden de gasto” aparece en la columna 5 que se repite o se hace un promedio de 1 vez al mes, y en la columna 6 tiene un tiempo estándar de 77 m., al hacer la multiplicación tenemos: 1 x 77 m. = 77 m., que se colocan en la columna 7 en la casilla de la subcolumna del Asistente de Contabilidad.

8.            Puesto a Crear

Es el cargo que no consta en el portafolio de productos, pero a través de las actividades y tareas que se debe realizar dentro del departamento, se evidencia la necesidad de crearlo.

Por lo tanto en la columna 8 se coloca el puesto a ser creado en base a la nomenclatura del Manual de Puestos vigente y se procederá a realizar el mismo tratamiento descrito en el punto 7.

9.            Total promedio por actividad mensual.

•             Para el cálculo del tiempo requerido en cada actividad: sume los tiempos totales de las tareas de la respectiva actividad de las subcolumnas de la columna 7, y el total escríbalo en la columna 9.

Ejemplo:             El tiempo de la actividad “Preparación de planillas IESS” es igual a la suma de las tareas: Consolidación de rol de pagos (66 m.), más Elaboración de la orden de gasto (77 m.) y más Elaboración de la planilla en el sistema (57 m.) = 200 m.

10.          Total promedio por sección mensual.

Este tiempo, es el total en minutos de todos los servicios o productos que nos da la sección en el mes.

•             Sume los tiempos de cada actividad del respectivo proceso registrados en la columna 9 y el total anótelo en la columna 10.

Ejemplo: Para el primer proceso “CONTABILIDAD” se suman los tiempos de las actividades: “Preparación de planillas IESS” 200 m. más “Elaboración de conciliaciones bancarias” 5.940 m., y más “Análisis de Estados Financieros” 1.725 m.; lo cual nos da un tiempo total del proceso de 7.865 minutos.

11.          Total minutos requeridos mes por: puesto, por actividad y proceso. (Fila No. 11).

•             Sume el tiempo total en el mes de cada tarea por puesto de las subcolumnas de la columna 7 y 8, el resultado colóquelo en la fila denominada 11.

Ejemplo, el total de minutos requeridos al mes para el puesto “Analista de contabilidad 2” para sus respectivas tareas es de:

(525 + 1.200) minutos = 1.725 minutos requeridos en el mes.

12.          Conversión a horas

Los minutos plasmados en la fila 11, son convertidos automáticamente a horas

13.          Conversión a horas / minutos

El valor de la fila 12, es convertido automáticamente a horas y minutos

14.          Total personal requerido por puesto

Para determinar la cantidad de personal requerido por puesto, se divide su correspondiente total de horas en el mes de las subcolumnas de la columna 7, para 148 horas efectivas, tiempo real que un empleado público trabaja en promedio por mes.

Las 148 horas efectivas de trabajo en el mes, se calculan así: La jornada semanal de trabajo por empleado es de 40 horas semanales, (artículo 25 de la LOSEP). Por lo cual, si se trabaja 5 días a la semana, correspondería trabajar cada día 8 horas, lo cual supone inicialmente, que se labora 160 horas. Ahora, el año tiene 365 días de los cuales se descuentan 52 domingos, 52 sábados, 9 días festivos (LOSEP Disposición General 4) y 30 días de vacaciones, dando 222 días realmente laborados al año, para un promedio de 18.5 días/mes.

18.5 días / mes x 8 horas /día = 148 horas/mes.

Para el caso del ejemplo, en el cargo de “Analista de Presupuesto 2”, se requieren:

102 horas/148 horas/mes=0.69

Cuando en una Dirección tenemos un requerimiento total de personal en cifras decimales, se considera pertinente aproximarlo al número entero más próximo por encima o por debajo, exclusivamente para los decimales que sean igual o superior a 0.5 se aproximará a 1, caso contrario será 0.

Ejemplo: El 0.69 requerido por el Analista de presupuesto 2, se aproxima a uno.

Un requerimiento de 0.917 de personal se asume que equivale a 1 persona.

En el caso contrario, un requerimiento de 3.123, se asume que equivale a 3 personas.

Un cargo para el cual se requiera 1.55 empleados: Está recargado de trabajo. -Un cargo para el cual se requiera 0.55 empleados: Está subutilizado.

Nota: En este ejemplo y para fines prácticos, solo estamos utilizando dos procesos en la dependencia, pero en el ejercicio real se deben colocar tantos procesos como productos existan.

Tanto los procesos como las actividades y las tareas se deben trabajar en forma macro de tal forma que se facilite su análisis y medición.

Una vez terminado el estudio de cargas de trabajo de la dependencia podemos hacer las siguientes consideraciones:

•             Determinar si sobra o falta personal en la dependencia.

Al conocer la cantidad de horas - hombre y el puesto de los empleos utilizados en cada actividad y en todo el proceso, podemos hallar su costo en lo relacionado a la parte de nómina, y así utilizar esta información para análisis de productividad o estudio más riguroso de aquellas etapas que estén generando los mayores costos.

•             Determinar cuáles cargos están recargados de trabajo y cuáles están subutilizados y por lo tanto cómo utilizarlos en otras dependencias o reasignar funciones en la misma, aprovechando las ventajas de tener la planta de personal globalizada.